Les administracions, i també les grans organitzacions, solen assenyalar les deficiències en comunicació com les responsables de tots els seus mals. Segurament és una apreciació exagerada, però no es pot negar que la comunicació influeix en el seu bon funcionament i en la relació amb els ciutadans.

Aprofitant l’experiència i el coneixement d’anys de treball dels tècnics del Servei de Difusió del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya en diferents àmbits relacionats amb la comunicació, s’ha concebut la Guia de comunicació del Departament de Justícia, que aplega en una publicació aspectes que aparentment semblen distants però que incideixen d’una manera rotunda en la comunicació de les organitzacions.

La Guia pot ser útil a qualsevol tipus d’organització pel recull de coneixement i experiència aplicada que conté, tot i que es tracta d’un document que s’ha fet pensant en els treballadors del Departament de Justícia, d’acord amb circuits i criteris establerts per la Generalitat de Catalunya.

Esperem que en pugueu treure profit i que ens ajudeu a enriquir aquesta publicació amb les vostres aportacions. Ja les estem esperant!

Com a administració, estem d’acord que ens devem als ciutadans. I com a tals, ens hem de poder adreçar a l’Administració per qualsevol mitjà, presencial, telefònic o en línia, i rebre una mateixa atenció clara, entenedora, i amable. Massa sovint expliquem les coses des del nostre punt de vista, com si tothom hagués d’entendre el complex funcionament de l’Administració. A més, quan ens adrecem als ciutadans ens entossudim a invocar tot l’ordenament jurídic i la jurisprudència aplicable abans de fer-los saber què pretenem realment amb aquella comunicació. Ho hem fet malament i ho hem de canviar, ja!

Perquè la comunicació sigui efectiva en les grans organitzacions cal que tots els seus professionals se’n coresponsabilitzin. Per això és important implicar-hi tothom i no deixar-ho només en mans de les unitats de premsa, difusió, atenció ciutadana, etc. Si aconseguim uns bons fluxos de comunicació interna millorarem el funcionament de l’organització i també l’atenció a la ciutadania. Disposar de bons sistemes d’informació que puguin donar resposta ràpida i fiable a qualsevol demanda per part de la ciutadania és un pas important cap a la millora de la comunicació que, de retruc, influeix en la imatge que es té de la institució.

En segon lloc, vindria la manera com ens comuniquem. Ja hem comentat que els missatges de l’Administració solen ser difícils de comprendre per algú que no hi treballi i de vegades per als mateixos treballadors: cal que ens posem a l’altra banda, al lloc del ciutadà, i li oferim informacions comprensibles i succintes en un primer nivell, i, quan calgui, hi afegim informacions més especialitzades.

Així, a la Guia de comunicació es presenten directrius per a la comunicació escrita i la comunicació oral; es proposen estratègies de difusió i els canals més adients per a cada propòsit i contingut; s’especifiquen criteris lingüístics, d’imatge corporativa, de presentació de textos i de retolació; també s’expliquen els aspectes a tenir en compte en relació amb les publicacions, la protecció de dades personals, l’accessibilitat i la usabilitat en entorns digitals, els drets d’autor i l’ús de recursos multimèdia.